13 Tipps, um Microsoft Teams sicher zu machen und Datenschutz zu gewährleisten – Teil1

Die aktuell enorme Nachfrage nach Remote-Arbeitsumgebungen treibt auch die Nutzung von Microsoft Teams stark nach oben. Damit stehen nun allerdings viele Organisationen vor Grundsatzfragen, speziell in Sachen Datenschutz und Sicherheit beim Einsatz von Teams. Die folgenden 13 Tipps helfen dabei, alle relevanten Funktionen zu überprüfen und Teams auch an hohe Datenschutzanforderungen anzupassen.

Microsoft hat auf den enormen Bedarf an Online-Tools im Rahmen der Corona-Krise schnell mit großzügigen Angeboten reagiert, wie beispielsweise mehrmonatigen kostenlosen Lizenzen für Unternehmen sowie generell kostenlosen Lizenzen für Bildungseinrichtungen. Viele Nutzer müssen sich allerdings mit den Einstellungen zum Datenschutz und der Sicherheit befassen, um etwa Regularien und Betriebsvereinbarungen zu erfüllen. Das Microsoft 365-Admin-Centerbietet für Tenant-Admins eine Reihe von Mechanismen, die von geringer bis hoher Sicherheitsrelevanz reichen. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung führt durch alle wichtigen Einstellungen :

A: Allgemeine Teams-Einstellungen

1. E-Mail-Integration – Sicherheitsrelevanz: gering

Teams bietet inzwischen eine direkte Anbindung an E-Mail. Mails können so zum Beispiel aus Outlook direkt in einen Teams-Kanal geschickt werden. Der Inhalt der E-Mail wird im Kanal-Chat angezeigt und ist für alle Kanalmitglieder sichtbar. Hier der Schalter zum Aktivieren:

 

2. Freigabe von Cloud-Dateispeichern – Sicherheitsrelevanz: mittel

 

So aktivieren oder deaktivieren Sie die Dateifreigabe- und die Cloud-Datei-Speicheroptionen für die Kanal-Registerkarte „Dateien“:

 

3. Geräte im Konferenzraum – Sicherheitsrelevanz: gering

Diese Einstellungen gelten für die Absicherung von Geräten im Besprechungsraum:

B: Besprechungs- und Nachrichten-Richtlinien

 

Besprechungsrichtlinien werden genutzt, um zu steuern, welche Funktionen den Benutzern zur Verfügung stehen, wenn sie an Teams-Besprechungen teilnehmen.

4. Audio & Video – Sicherheitsrelevanz: mittel

Mit den Audio- und Videoeinstellungen können entsprechende

Funktionen in Teams ein- oder ausschalten werden.

 

5. Inhaltsfreigabe – Sicherheitsrelevanz: hoch

Über „Content Sharing“ wird gesteuert, welche Funktionen, in diesem Kontext in einer Teams-Besprechung zur Verfügung stehen.

 

 

6 .Teilnehmer und Gäste – Sicherheitsrelevanz: hoch

Mit den Einstellungen für Teilnehmer und Gäste wird der Zugang zu Teams-Besprechungen kontrolliert.

 

Ein Beitrag von:

Nicki Borell

Managing Consultant

RD, MVP, MCITP, MCDBA, MCSE